En la Institución Educativa Heraclio Mena Padilla, se establecen directrices, criterios, procedimientos y calendario de matrícula para definir la oferta y atender la demanda educativa en los Niveles de Preescolar, Básica y Media del Sistema Educativo Oficial del Municipio de Apartadó para el año escolar subsiguiente.

En el marco de la Gestión de Acceso y Permanencia en el Servicio Educativo, se define el Proceso de Matrícula como el conjunto de acciones para garantizar a la población, el ingreso y la continuidad en el Sistema Educativo, en términos de eficiencia y equidad.

Para ello, en la Institución asumimos las etapas del proceso de matrícula que el Municipio de Apartadó expide para tal fin que entre ellas están:

1. PRELIMINARES. Elaboración de acto administrativo, de las etapas del proceso de matrícula con su respectivo cronograma, montaje de la logística, difusión y capacitación del proceso.

2. PROYECCIÓN DE CUPOS. Informe Institucional sobre el número de cupos por nivel, grado, grupo.

3. PRE-MATRÍCULA. Etapa donde el Padre de Familia o Acudiente del Estudiante ANTIGUO, reserva el cupo para el año siguiente. La Institución lo citará para que diligencie y entregue el formato diseñado para este fin. Quien no realice este proceso, la Institución asume que el Estudiante no continuará sus estudios en la misma para el año inmediatamente posterior. La Institución hará uso de ese cupo.

4. RENOVACIÓN DE MATRÍCULA DE ALUMNOS ANTIGUOS. Fase que realiza el Padre de Familia o Acudiente del Estudiante ANTIGUO, a través de la firma en la Hoja de Matrícula. Este proceso generalmente se hace en la Oficina de la Secretaría Institucional y al momento de la Clausura. La Institución dará las condiciones, fechas, horas y lugar para efectuar la renovación de matrícula. De igual modo, quien no realice este proceso, el Estudiante pierde el cupo y la Institución hará uso de éste.

5. ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO. El Padre de Familia o Acudiente del Estudiante ANTIGUO que desea cambiar de Establecimiento Educativo diligenciarán y entregarán el formato diseñado para este fin en las fechas y horas determinadas por la Institución. Quien realice este proceso se sobreentiende que la Institución hará uso de este cupo.

6. INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES NUEVOS. Se denomina proceso de inscripción, a la formalización de la solicitud de cupo, que realizan los Padres de Familia o Acudientes de estudiantes que pretenden acceder al Sistema Educación Oficial. Deben diligenciar y entregar el formato de inscripción diseñado para este fin dentro de las fechas establecidas por la Institución. También deberán consultar los resultados de asignación de cupos en la cartelera Institucional, dentro de las fechas establecidas.

7. MATRÍCULA DE ESTUDIANTES NUEVOS. Etapa que la Institución organiza para ofertar cupos a las personas que ingresan al Sistema Educativo Oficial del Municipio de Apartadó y que no están registrados en el Sistema de Información de Matrícula-SIMAT. Si se les otorga cupo deben realizar el Registro Único de Matrícula en las fechas establecidas y si no lo hacen se entenderá que los representantes legales no están interesados en el cupo asignado y la Institución reasignará el cupo a otra solicitud.

8. REGISTRO DE NOVEDADES Etapa en la que se reportan y registran las variaciones de la información consignada en el Sistema de Matrícula- SIMAT.

9. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA. Etapa en que la Institución envía el informe del proceso de matrícula a la Secretaría de Educación y Cultura Municipal (SEM).

DEFINICIONES BÁSICAS. Para efectos del presente Manual, se tendrá en la cuenta los siguientes conceptos:

Matrícula. La matrícula es el acto que formaliza la vinculación del Estudiante al servicio educativo. Se realizará por una sola vez, al ingresar el alumno al establecimiento educativo, pudiéndose establecer renovaciones para cada período académico.

Estudiantes antiguos. Estudiantes que culminan el año académico y que están registrados en el Sistema Educativo Oficial de Apartadó, específicamente en la Institución Educativa Heraclio Mena Padilla.

Estudiante nuevo para el año académico posterior. Son las personas que ingresan al Sistema Educativo Oficial del Municipio de Apartadó y en particular de la Institución Educativa Heraclio Mena Padilla que no están registrados en el Sistema de Información de Matrícula-SIMAT.

Traslado: Es el movimiento de un estudiante entre Instituciones Educativas que forman parte del Sistema Educativo del Municipio de Apartadó, por solicitud expresa de los Padres de Familia o el Acudiente.

Transferencia: Es el traslado de uno o varios estudiantes de una Institución Educativa a otra, ya sea del sector oficial o privado, que se encuentre inscrita en el banco de oferentes, con el objeto de garantizar la continuidad de los estudiantes el Sistema Educativo.

Pre-matrícula: Es la etapa donde el Padre de Familia o Acudiente del Estudiante ANTIGUO, reserva el cupo para el año siguiente. La Institución lo citará para que diligencie y entregue el formato diseñado para este fin. Quien no realice este proceso, la Institución asume que el Estudiante no continuará sus estudios en la misma para el año inmediatamente posterior. La Institución hará uso de ese cupo.

Renovación de matrícula para estudiantes antiguos: Es el proceso de ratificación del cupo a los estudiantes antiguos del Sistema Educativo Oficial para el año académico posterior, el cual, debe ser confirmado por parte de sus representantes legales directamente en la misma Institución Educativa.

Registro de matrícula en el SIMAT: Es el proceso por el cual se registran los estudiantes nuevos en el Sistema de Matrícula a través de la formalización y vinculación al Sistema Educativo por una sola vez y por el tiempo que permanezca en él. Para los estudiantes antiguos se realiza una actualización de los datos del registro de matrícula.

Inscripción de estudiantes nuevos: Es el registro de la información de la solicitud de cupo en las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Apartadó y específicamente en la Institución.

Permanencia en el establecimiento educativo. El Manual de Convivencia establece las condiciones de permanencia del Estudiante en el plantel y el procedimiento en caso de exclusión o expulsión. La reprobación por primera vez de un determinado grado por parte del Estudiante, no será causal de exclusión o expulsión de la Institución, cuando no esté asociada a otra causal expresamente contemplada en Manual de Convivencia.

Paz y Salvo. Es un documento institucional expedido para cada estudiante oficialmente matriculado, el cual al estar totalmente diligenciado y firmado, garantiza que el estudiante antiguo no adeuda ningún concepto económico o material a la Institución. Este formato debe presentarlo obligatoriamente al momento de hacer la Renovación de la Matrícula para el año posterior.

OFERTA EDUCATIVA POR NIVELES Y GRADOS. La oferta educativa para la población estudiantil que incluye a los estudiantes con Necesidades Educativas Especiales (NEE) y con talentos excepcionales de la Institución Educativa Heraclio Mena Padilla está constituida por:

Nivel de Educación Preescolar: Grado transición.

Nivel de Educación Básica Primaria: Grados primero a quinto.

Nivel de Educación Básica Secundaria: Grados sexto a noveno.

Nivel de Educación Media: Grados décimo y undécimo.

PARÁMETROS DE LA OFERTA EDUCATIVA. La Institución Educativa Heraclio Mena Padilla organiza y asigna los cupos, distribuyendo el número de estudiantes por grupos, de acuerdo con los siguientes parámetros:

30. EI número de estudiantes mínimo por curso del Nivel Preescolar, Grado Transición será de 30.
31. EI número de estudiantes mínimo por curso del Nivel de Educación Básica será de 45, excepto el Grado 1º que será de 40 estudiantes por Grupo.
32. EI número de estudiantes mínimo por curso del Nivel de Educación Media será de 45, excepto undécimo.
33. Los Estudiantes integrados a la Institución con NEE, certificados por el Aula de Apoyo, contará por tres (3) para efectos del tamaño de grupo.

PARÁGRAFO. Los mínimos establecidos en los literales anteriores se aplicarán teniendo en cuenta la capacidad instalada de infraestructura y en el Grado Once preferiblemente no se recibirán estudiantes nuevos ni traslados para mantener el perfil Institucional planteado por el PEI.

SOLICITUD DE CUPO NO VALIDO. La solicitud de cupo que se haya tramitado con información falsa no será válida, y en caso de haberse realizado la asignación de cupo no producirá efecto alguno y se anulará.

ADQUISICIÓN DEL CARÁCTER DE ESTUDIANTE: 

El carácter de Estudiante se adquiere a partir de la firma en el libro de matrícula, o su renovación, y la deben plasmar el Estudiante y especialmente sus Padres o el Acudiente Autorizado, y se demuestra cuando la Oficina de la Secretaría Institucional le expide un carné o credencial de matrícula, que certifica el proceso de las firmas.

PÉRDIDA DEL CARÁCTER DE ESTUDIANTE: 

El carácter de Estudiante se pierde por las siguientes razones:

1. Por incumplir las normas del presente Manual de Convivencia.
2. Por la cancelación voluntaria de la matrícula por parte de sus Padres o un Acudiente Autorizado, mayor de edad.
3. Por dejar de asistir, injustificadamente al 25% o más de las actividades académicas del año escolar.
4. Por realizar falsedad o fraude en los documentos que presenta para legalizar la matrícula.
5. Por incumplir y dejar vencer el plazo de día, hora y lugar del derecho a firmar y renovar la matrícula.
6. Por incumplir con los requisitos exigidos para el proceso de la matrícula.
7. Por la no promoción del año escolar y tener que repetir el grado.
8. Por presentar irresponsabilidad y bajo desempeño en su compromiso académico.
9. Por manifestar reiterado mal comportamiento que afecta seriamente la convivencia escolar.
10. Por medida Administrativa del Rector mediante la Sanción Administrativa de la Exclusión o Expulsión Definitiva.
11. Por solicitud expresa de la Secretaría de Educación y Cultura Municipal (SEM).